Welke privacyregels gelden bij ziekmeldingen?

In het voorjaar zijn de regels voor het verwerken van persoonsgegevens aangescherpt. Dit heeft bij veel werkgevers geleid tot vragen, waaronder over de privacyregels bij ziekmeldingen. Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft daarom uitleg gegeven.

Duur van het verzuim

In feite komt deze uitleg van de privacyregels er op neer dat een werkgever alleen aan een werknemer die zich ziek meldt mag vragen hoe lang de werknemer denkt dat het ziekteverzuim zal duren.

Diagnose en/of behandeling

De werkgever mag niet aan de werknemer vragen wat hij heeft of welke diagnose hij van de dokter heeft gekregen. Sterker nog, hij mag niet eens aan de werknemer vragen of hij een dokter heeft gezien en of hij onder behandeling is van een arts.

(On)mogelijkheden

De privacyregels houden ook in dat een werkgever niet naar mag vragen is naar de beperkingen van de werknemer. Wat kan de werknemer nog wel en wat kan hij niet als gevolg van zijn ziekte of gebrek? Als de werknemer dit uit eigen beweging aan de werkgever vertelt, dan mag de werkgever dat bovendien niet opschrijven. De werkgever mag er wel naar luisteren. Ook mag hij met de werknemer in overleg treden over de taken en werkzaamheden die de werknemer kan doen. De werkafspraken die de werkgever naar aanleiding daarvan met de werknemer maakt, mag hij wel noteren.

Bedrijfsarts

Een werkgever mag een zieke werknemer wel naar een bedrijfsarts sturen. De privacyregels die voor bedrijfsartsen gelden zijn namelijk minder streng. De bedrijfsarts mag wel actief vragen aan de werknemer welke functionele beperkingen en mogelijkheden hij heeft (wat hij wel en niet kan doen). Vervolgens kan overleg plaatsvinden over de terugkeer naar het werk en de invulling van die werkzaamheden rekening houdend met de ziekte of het gebrek van de werknemer.

Registratie

Naast eventuele werkafspraken die een werkgever met zijn werknemer heeft gemaakt, beperkt tot de taken en de werkzaamheden die de werknemer gaat verrichten, mag een werkgever niets registreren van wat hij met de werknemer heeft besproken over het verzuim van de werknemer.

De werkgever mag de functionele mogelijkheden en beperkingen die door de bedrijfsarts zijn vastgesteld en gedeeld met werknemer en met de werkgever wel registreren.

Advies

Mijn advies is dan ook om een werknemer van wie het vermoeden bestaat dat hij meer heeft dan een kortdurend griepje, direct naar de bedrijfsarts toe te sturen. De re-integratie kan dan snel en voortvarend worden opgepakt. Nu uit de praktijk blijkt dat re-integraties die snel worden opgepakt succesvoller en sneller verlopen, is dat belangrijk.